Soal & Jawaban Tugas Teori Organisasi Umum (Tugas 2)

PROSES KOMUNIKASI
1. Apa yang dimaksud dengan proses komunikasi, keseimbangan dan proses pengambilan keputusan dalam teori organisasi modern?
2. Apa alasannya organisasi formal diibaratkan sebagai sebuah kendaraan untuk mencapai tujuan secara bersama?
3. Mengapa tidak ada suatu cara desain yang “ampuh’ untuk segala kondisi?
4. Apa peranan manajer proyek dalam organisasi proyek secara umum?
5. Bagaimana pendapat Scott dan Mitchell tentang pengertian kata pengaruh, sebutkan contohnya!
6. Sebut dan terangkan 5 sumber atau basis yang diidentifikasikan oleh French dan Roven!
7. Bagaimana tipe pendekatan teknik-teknik kreatip dalam pengambilan keputusan?
8. Bagaimana pula kritik terhadap teknik Brainstroms ? terangkan!
9. Apa yang dimaksud dengan proses Minaut dalam pengambilan keputusan?
10. Apa sebab timbulnya organisasi informal?
11. Apakah yang dimaksud dengan “jendela johari” dikembangkan oleh siapa?
12. Bagaimana maksud dari model teori proses motivasi kerja?
Jawab :
1. A. Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya.
b. Keseimbangan dalam teori organisasi modern adalah penyeimbangan mekanisme yang dicapai dg jln menjaga hub. Struktural yang harmonis.
c. Proses pengambilan keputusan adalah variabel internal dalam suatu organisasi yg tergantung pada pekerjaan2, harapan-harapan individu, motivasi dan struktur org.

2. layaknya suatu kendaraan yang memiliki mesin, dan sistem yang membuat kendaraan tersebut berjalan, membawa penumpang sampai ke tempat tujuan. Itupun yang terjadi dalam sebuah organisasi formal. Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Dengan begitu, orang-orang yang yang terlibat di dalamnya akan saling berinteraksi, berkomunikasi, berkerja sama dan memberi pengaruh agar bisa mencapai tujuan yang diinginkan dari organisasi tersebut.

3. karena setiap kondisi memiliki sebab yang berbeda-beda, faktor yang berbeda-beda, yang menyebabkan suatu kondisi itu terbentuk. Dan bentuk kondisi yang tercipta itu memiliki jalan keluar yang berbeda-beda pula, tergantung bagaimana tingkat kesulitan kondisi tersebut. Kita tidak bisa memakai cara yang khusus untuk konsidi yang terbilang umum, karena penafsirannya yang berbeda. Itulah mengapa tidak ada cara yang ampuh untuk segala kondisi.

4. peranan manajer proyek adalah sebuah peranan yang di mana kontruksi nya sangat besar dalam menentukkan keberhasilan proyek dari segi waktu, mutu, keamanan dan kenyamanan yg optimal sehingga dari sisi ini dapat berkembang perusahaan nya tersebut.

5. Menurutu Scott dan Michael, proses pengambilan keputusan meliputi :
- proses pencarian / penemuan tujuan.
- formulasi tujuan.
- pemilihan alternatif atau strategi untuk mencapai tujuan
- mengevaluasi hasil-hasil.

6. Pendekatan French dan Raven
Pendekatan ini mendefinisikan kekuasaan berdasarkan pada pengaruh, dan pengaruh berdasarkan pada perubahan psikologis. Pengaruh adalah pengendalian yang dilakukan oleh seseorang dalam organisasi terhadap orang lain, sedangkan kekuasaan adalah pengaruh laten. French dan Roven menhidentifikasikan lima sumber atau basis kekuasaan :
1. kekuasaan balas jasa ( reward power)
2. kekuasaan paksa (coercive power)
3. kekuasaan sah (legitimate power)
4. kekuasaan ahli (expert power)
5. kekuasaan panutan (referent power)

7. Teknik-teknik kreatif
Tipe teknik ini mencoba untuk memanfaatkan semua hal yang tersedia untuk membantu individu dalam pengambilan keputusan kreatif. Dalam hal ini ada empat pedoman sebagai alat bantu stimulasi kreatifitas yang cukup representatif yang dikemukakan oleh Newman, Summer, dan Warren, yaitu :
1. Menyadari berbagai hambatan psikologis, terutama rintangan budaya dan persepsual.
2. Mencoba merubah atribut-atribut dengan memusatkan perhatian pada suatu atribut pada waktu tertentu terutama atribut kunci.
3. Waspada terhadap penemuan-penemuan tak sengaja.
4. Menyadari bahwa komputer mempunyai potensi untuk menjadi pelangkap otak manusia dalam tahap-tahap tertentu proses kreatif.

8. Kritik terhadap teknik brainstorming :
- hanya dapat diterapkan pada masalah-masalah keputusan sederhana.
- sangat memakan waktu dan biaya
- hanya menghasilkan ide-ide dangkal.

9. Proses minaut dikembangkan oleh Kepner dan Tregoe.
Di sini diterapkan empat proses dasar yang rasional dalam penggunaan dan penyebaran informasi mengenai masalah organisasi yang diterapkan sacara sistematik tentang:
(1) menilai dan menjelaskan
(2) sebab akibat
(3) melakukan pilihan
(4) mengantisipasi masa depan
Oleh karena itu, prosesnya dibedakan menjadi empat tipe :
(1) analisis situasi (pengenalan masalah, pemisahan masalah, penetapan prioritas, dan penempatan)
(2) analisis persoalan (merumuskan, menguraikan, menyaring informasi, menguji sebab yangmungkin dan melakukan verifikasi)
(3) analisis keputusan (merumuskan pernyataan keputusan, menentukan sasaran, mengembangkan dan mengevaluasi alternative, dan menganalisa konsekuensi atau resiko)
(4) analisis persoalan potensial (mengidentifikasi daerah kritis/lemah, mengidentifikasi persoalan potensial menyimpang, mengidentifikasi sebab yang mungkin dan mengidentifikasi tindakan penanggulangan).

10. Adapun alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah adanya kebutuhan-kebutuhan penting yang bersifat manusiawi (human needs) yang harus dipenuhi oleh organisasi formal. Berikut ini kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal :
a. kebutuhan sosial
b. rasa memiliki dan pengenalan diri
c. pengetahuan tentang perilaku yang diterima
d. perhatian (simpati)
e. bantuan dalam pencapaija tujuan
f. kesempatan berpengaruh dan berkreasi
g. pelestarian nilai-nilai budaya
h. komunikasi dan informasi.

11. Johari Window atau Jendela Johari merupakan salah satu cara untuk melihat dinamika dari self-awareness, yang berkaitan dengan perilaku, perasaan, dan motif kita. Dikembangkan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham di tahun 1955.

12. Motivasi adalah suatu proses dimana kebutuhan-kebutuhan mendorong seseorang untuk melakukan serangkaian kegiatan yang mengarah ke tercapainya suatu tujuan tertentu. Atau dapat diartikan sebagai kekuatan (energi) seseorang yang dapat menimbulkan tingkat persistensi dan entusiasmenya dalam melaksanakan suatu kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu sendiri (motivasi intrinsik) maupun dari luar individu (motivasi ekstrinsik). Tujuan dari motivasi ini, jika berhasil dicapai akan memuaskan atau memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Seberapa kuat motivasi yang dimiliki individu akan banyak menentukan terhadap kualitas perilaku yang ditampilkannya, baik dalam konteks belajar, bekerja maupun dalam kehidupan lainnya.
Dalam konteks studi psikologi, Abin Syamsuddin Makmun (2003) mengemukakan bahwa untuk memahami motivasi individu dapat dilihat dari beberapa indikator, diantaranya:
(1) durasi kegiatan;
(2) frekuensi kegiatan;
(3) persistensi pada kegiatan;
(4) ketabahan, keuletan dan kemampuan dalam mengahadapi rintangan dan kesulitan;
(5) devosi dan pengorbanan untuk mencapai tujuan;
(6) tingkat aspirasi yang hendak dicapai dengan kegiatan yang dilakukan;
(7) tingkat kualifikasi prestasi atau produk (out put) yang dicapai dari kegiatan yang dilakukan;
(8) arah sikap terhadap sasaran kegiatan.